採用工数の削減方法の実践で成果につなげる
- zixygul合同会社
- 10月25日
- 読了時間: 17分
▶︎1. 採用工数の削減方法を理解するために知っておきたい基礎
1.1 採用工数の定義と算出方法
採用活動を振り返ると、「この作業にどれくらい時間を使っているのだろう？」と気になることはありませんか。採用工数とは、求人を出す準備から内定後のフォローまで、採用に関わる全ての業務にかかった時間を合計したものを指します。
たとえば、求人票の作成に2時間、応募者の書類確認に1人あたり15分、面接調整に30分、面接実施に1時間といった具合です。これらをすべて積み上げると、1人を採用するのに延べ数十時間かかっているケースも少なくありません。
算出方法はシンプルで、採用業務に携わる担当者がどんな業務にどれだけ時間をかけたかを「作業項目 × 時間」で集計するだけです。エクセルで表を作り、1週間ほど記録するだけでも傾向が見えてきます。 採用工数を削減するための第一歩は、今の工数を「見える化」することです。
よくある失敗としては次のようなものがあります。
ざっくり感覚で工数を推測してしまい、正しい削減ポイントが見えない
一部の業務だけを測定し、全体像がつかめない
担当者による作業スピードの違いを考慮せずに集計する
解決策としては、業務ごとに平均時間を出すこと、可能であれば複数の担当者で測定することが有効です。これにより実態に近い採用工数を把握できます。
忙しい時期には「毎日時間を計るなんて無理」と思うかもしれませんが、たとえば朝の10分だけメモをつけるだけでも十分効果があります。小さな記録が積み重なると、大きな改善につながります。
1.2 採用工数が膨らむと起こる問題
採用工数が膨らみすぎると、日常業務に支障が出るだけでなく、採用活動そのものの成果にも悪影響を及ぼします。特に以下のような問題が起きやすいです。
担当者の負担が増えすぎる
本来は戦略的な人材計画を立てたいのに、日々の応募者対応や日程調整に追われてしまう。結果的に「作業係」になってしまい、人事の本来の役割を果たせなくなります。
候補者への対応が遅れる
問い合わせへの返信が遅いと、それだけで候補者の興味が冷めやすくなります。返信が翌日以降になると、他社に流れてしまうことも珍しくありません。
採用スピードが落ちて機会損失が増える
選考に時間がかかりすぎると、他の企業が先にオファーを出し、優秀な人材を取り逃してしまいます。特に人気職種では、スピードの遅さが致命的です。
こうした問題は、採用担当者の精神的な負担や社内の不満にもつながります。たとえば「毎日のように調整メールばかりしていて、気づけば1日が終わっていた」という経験をした方も多いのではないでしょうか。 採用工数が大きすぎると、時間だけでなく採用成果まで失うリスクがあるのです。
解決策としては、まず「どの業務に時間を取られすぎているか」を特定することが欠かせません。書類選考に時間がかかるのか、候補者対応に時間がかかるのか。問題を明確にするだけで、改善の糸口は見つかりやすくなります。
1.3 削減目標を設定する際の考え方
採用工数を減らしたいと思っても、ただ「効率化しよう」と漠然と進めるだけでは成果が出にくいです。重要なのは、明確な削減目標を立てることです。
目標を設定する際に意識すべきポイントは3つあります。
削減幅を数値で決める
「全体の工数を30％減らす」「候補者対応にかかる時間を半分にする」といったように、具体的な数値を設定すると改善策を考えやすくなります。
優先度をつける
すべての業務を一度に削減しようとすると混乱が起きます。最も時間を奪っている業務から着手するのが効果的です。たとえば「日程調整の時間をまず短縮する」など、段階的に進めることが大切です。
質とスピードの両立を意識する
削減だけを目的にすると、対応の質が下がり、候補者体験が悪化してしまいます。たとえば定型文ばかりの自動返信にすると「機械的」と感じられることもあります。目標は「速く、かつ丁寧に対応できる状態」をゴールに設定するのがおすすめです。
よくある失敗は次のようなものです。
「とにかく削減」と考えすぎて対応が雑になり、候補者からの辞退が増えてしまう
削減目標が大きすぎて、現場で実現できずモチベーションが下がる
数値を設定しなかったために、効果が測れず改善が続かない
現実的で達成可能な目標を設定することが、採用工数削減を成功させるカギです。
▶︎2. 採用工数を削減するための基本戦略
2.1 プロセスの可視化とボトルネックの特定
採用工数を減らすためには、まず「どこに時間がかかっているのか」を把握することが欠かせません。そのために必要なのが、採用プロセス全体を可視化することです。
求人票の作成、スカウト送信、応募受付、書類選考、面接調整、面接実施、合否連絡、入社フォロー。これらをフロー図や表にまとめると、一目で流れがわかります。実際に書き出してみると「思った以上に細かい作業が多い」と気づく人も多いはずです。
次に行うべきは、ボトルネックを特定することです。以下のようなケースが典型的です。
面接の日程調整に数日かかってしまう
スカウト文面の作成や送信に多くの時間を取られている
応募者対応に追われ、返信が遅れてしまう
これらは現場でよく聞く課題です。特に日程調整は「候補者の希望」と「面接官の予定」が合わず、何度もメールを往復させるうちに時間を消耗してしまいます。
解決策としては次の方法があります。
採用プロセスを一度すべてリスト化し、所要時間を数値化する
業務を「重要度」と「工数」のマトリクスで分類し、改善すべき優先順位を決める
工数の大きい業務を集中的に効率化する
採用プロセスを見える化し、ボトルネックを特定できれば、削減の効果は一気に高まります。
2.2 削減と質のバランスを考える際の視点
採用工数を減らすときに注意したいのが、「効率化ばかりを追いかけて、候補者体験や採用の質を落としてしまうこと」です。スピード重視で進めすぎると、思わぬ落とし穴にはまります。
たとえばよくある失敗は次のようなものです。
自動返信メールだけに頼り、候補者から「冷たい印象」を持たれてしまう
面接回数を減らしすぎて、ミスマッチ人材を採用してしまう
書類選考を簡略化しすぎて、適性を見極められず採用の質が下がる
これらは一見すると効率的に見えますが、入社後の定着率や採用ブランドに悪影響を与えかねません。
解決策として大切なのは、「スピードと丁寧さの両立」です。
自動化できる部分は徹底的に自動化しつつ、候補者と直接接する場面では人の温かさを残す
面接回数を減らす場合でも、評価基準を統一して判断の精度を高める
候補者への返信スピードを上げる一方で、文面は柔らかく人間味のあるものにする
たとえば「応募ありがとうございます」の返信を自動化するにしても、一文だけオリジナル要素を加えるだけで印象は大きく変わります。 採用工数の削減はゴールではなく、質を保ちながら成果を出すための手段であることを忘れないことが大切です。
2.3 KPI・指標で進捗を追う
採用工数削減を計画的に進めるためには、「どこまで改善できたのか」を測定する仕組みが必要です。そのために活用されるのがKPI（重要業績評価指標）です。
よく使われるKPIの例は次のとおりです。
応募から初回連絡までの平均時間
日程調整にかかる平均日数
面接1回あたりに必要な時間
1人採用するのにかかった総工数（時間）
こうした数値を定期的に追うことで、「どの業務が効率化されたか」「どの部分が依然として負担になっているか」が明確になります。
よくある失敗としては以下の3つがあります。
KPIを細かく設定しすぎて、現場が数字に追われて疲弊してしまう
工数削減だけに集中し、採用の質を測る指標（内定辞退率、定着率など）を見落とす
測定のサイクルが長すぎて、改善のスピードが落ちてしまう
解決策としておすすめなのは、最初は指標を2～3個に絞ることです。たとえば「応募者への初回レスポンス時間」と「日程調整にかかる時間」だけをKPIに設定し、改善が進んだら新しい指標を追加していく形です。
さらに、月ごとに数値を振り返り、削減効果をチームで共有するとモチベーションが上がります。 KPIをうまく活用できれば、採用工数削減の進捗を客観的に把握し、改善を続けやすくなります。
▶︎3. 現場で実践できる採用工数の削減方法
3.1 選考プロセスの見直しと統合
採用工数を減らすうえで、まず効果が出やすいのが「選考プロセスの見直し」です。現場では当たり前のように行っている手順も、改めて確認すると重複や無駄が多く見つかります。
よくあるムダなプロセスの例は次の通りです。
書類選考と一次面接で同じ内容を確認している
面接が3回以上あり、候補者も企業側も時間を消耗している
形式だけの最終面談に時間を割いている
このように、確認項目やステップが重複していると、候補者にも「長いな」と思われ、辞退につながるリスクがあります。
解決策としては次のアプローチが有効です。
書類選考と一次面接の内容を整理し、確認項目が重ならないようにする
面接官を集約し、1回の面接で複数の観点を評価できるようにする
最終面談を形式的にせず、オファー面談に切り替えて候補者の納得感を高める
実際に、面接回数を3回から2回に減らすだけで、1人あたりの工数を数時間削減できます。担当者だけでなく候補者の時間も節約でき、双方にメリットが生まれます。 選考プロセスを統合することは、採用工数削減と候補者体験の向上を同時に実現できる方法です。
3.2 コミュニケーションや応答の自動化
採用活動では、候補者とのやり取りに多くの時間が割かれています。応募受付、面接日程の調整、合否通知など、繰り返し発生する定型的なコミュニケーションは特に工数がかかる部分です。
よくある失敗としては次のようなものがあります。
応募者への返信が遅れ、候補者のモチベーションが下がる
メールのやり取りが煩雑になり、調整に何日もかかる
合否連絡を忘れてしまい、企業イメージを損ねる
これらはすべて、対応の遅れや抜け漏れが原因です。
解決策は、定型業務を自動化する仕組みを導入することです。
応募受付メールは自動返信に設定して、候補者に安心感を与える
面接日程はオンラインスケジューラーを活用し、候補者自身が空き時間を選べるようにする
合否連絡もテンプレート化し、ワンクリックで送信できる仕組みにする
これだけで担当者の作業時間は大幅に減り、候補者へのレスポンスもスピードアップします。例えば、自動返信メールを導入するだけでも「応募から初回連絡までにかかる時間」を数時間から数分に短縮できます。 コミュニケーションの自動化は、工数削減と候補者満足度アップの両方に効果があります。
3.3 ITツール活用で定型業務を効率化
採用担当者の工数を大きく削減できる手段のひとつが、ITツールの活用です。日程調整や候補者管理、情報共有など、繰り返し行う業務をシステム化すると、手作業の負担が一気に減ります。
特に効果が大きいのは次のようなツールです。
採用管理システム（ATS）：応募者の情報を一元管理し、進捗をチーム全体で共有できる
オンライン日程調整ツール：候補者が空き時間を選ぶだけで面接が確定するため、メールの往復が不要になる
チャットボットやRPA：よくある質問への自動回答や、定型タスクの自動実行が可能になる
よくある失敗は、ツールを導入しただけで満足してしまい、運用が定着しないことです。
「機能が多すぎて現場が使いこなせない」
「既存の業務フローに合わず、余計に手間が増えた」
「導入効果を測定していないため、改善につながらない」
こうした失敗を避けるためには、導入前に「どの業務に一番時間を取られているか」を明確にし、その部分を解決できるツールを選ぶことが大事です。さらに、利用開始後はKPIを設定し、実際に工数削減につながっているかを数値で確認する必要があります。
ITツールを正しく活用できれば、日程調整や情報整理にかかる時間を50％以上削減できるケースもあります。
▶︎4. 外部リソースを活用して採用工数を削減する方法
4.1 採用代行（RPO）やアウトソーシングの活用法
採用工数を大きく削減したいと考えるとき、有効な手段のひとつが採用代行（RPO）やアウトソーシングの活用です。自社で抱え込むのではなく、外部の専門家に任せることで大幅に時間を節約できます。
特に委託しやすい業務は次のようなものです。
スカウト配信や応募者対応：候補者との最初の接点を迅速に処理できる
面接の日程調整：担当者のスケジュールと候補者の都合を外部が調整することで、社内のやり取りが不要になる
書類選考や一次面談の代行：基準に沿ったスクリーニングを任せることで、社内は最終判断に集中できる
よくある失敗としては、以下のようなケースがあります。
委託範囲を曖昧にした結果、外部と社内で役割が重複してしまう
コミュニケーション不足で、候補者への対応品質が下がってしまう
成果物や対応スピードに対する基準を決めず、期待と実態にギャップが生まれる
これを避けるためには、委託する業務を明確に切り分け、成果指標を契約段階で取り決めることが大切です。さらに、候補者対応のトーンや方針も共有しておくと、ブランドイメージを守りながら効率化が進められます。
外部リソースを活用することで、人事担当者が本来注力すべき戦略的業務に時間を割けるようになります。
4.2 委託する業務範囲の切り分け方
採用代行やアウトソーシングを効果的に活用するには、「どこまでを任せるのか」を明確に切り分けることが欠かせません。中途半端に依頼すると工数削減につながらず、逆に管理の手間が増えることもあります。
切り分けの基準としては、次の3つが分かりやすいです。
定型化できる業務は外部に任せる
例：スカウト送信、応募受付メール、日程調整など。決まったルールに沿って進められる作業は委託に向いています。
判断が必要な業務は社内で行う
例：最終面接やカルチャーフィットの見極めなど。企業独自の価値観が反映される部分は社内で担う方が確実です。
戦略的な業務は社内に残す
例：採用計画の立案、人材要件の定義、採用広報の方向性など。将来の組織づくりに直結する領域は自社で管理するのが望ましいです。
よくある失敗は以下のようなものです。
委託範囲を曖昧にしたまま進め、責任の所在が不明確になる
全てを外部に任せてしまい、自社にノウハウが残らない
社内の承認プロセスを見直さず、結局二度手間になる
解決策としては、「どの業務を外部に任せれば一番工数削減効果があるか」を事前に分析することです。そして契約前に委託範囲をリスト化し、社内と外部で役割分担をはっきりさせておくことが重要です。
業務範囲を正しく切り分けられれば、外部リソースの力を最大限に活用できます。
4.3 成功報酬や契約形態の注意点
採用代行やアウトソーシングを導入する際、見落としがちなのが契約形態や費用体系の確認です。契約条件をしっかり理解していないと、想定外のコストがかかったり、成果が出にくい契約に縛られたりすることがあります。
よくある失敗例は次のとおりです。
成功報酬型だけに頼ってしまう
一見リスクが少ないように見えますが、採用が決まらなければ外部が本気で動かないケースもあります。スピードや工数削減の観点では成果が出にくい場合があります。
月額固定型で契約したのに活用しきれない
「定額だから安心」と思っていても、委託範囲を明確にしないと費用に見合う成果が得られません。結局、社内で手を動かす部分が多く残ってしまうこともあります。
契約期間が長すぎる
改善効果を見極める前に長期契約を結んでしまい、途中でやめにくくなることがあります。
こうしたリスクを避けるためには、以下のような工夫が大切です。
最短1〜3か月の短期契約から始めて効果を確認する
月額型と成功報酬型を組み合わせ、自社の状況に合った形を選ぶ
契約範囲・成果物・対応スピードを事前に数値で取り決める
契約形態をしっかり選べば、安心して外部に任せられ、工数削減効果を最大化できます。
▶︎5. 長期的な視点で取り組む採用工数削減の方法
5.1 社内育成と異動で外部採用を抑制
採用工数を削減するためには、外部に頼るだけでなく「そもそも採用数を減らす」という発想も大切です。その有効な手段が、社内人材の育成や異動の活用です。
人員不足が発生したとき、すぐに新しい人材を採用しようとすると、多大な工数が発生します。しかし既存社員を教育して新しいポジションに就ければ、採用活動そのものを省略できます。
よくある課題と失敗例は次のようなものです。
育成計画がなく、必要なスキルを持つ人材が社内に育たない
異動の調整が不十分で、現場が混乱してしまう
短期的な成果だけを求めて外部採用に偏ってしまう
これらを避けるためには、定期的にスキルマップを作成し、社員の適性や成長度合いを把握しておくことが効果的です。さらに、異動のルールを明確にしておくと、組織全体でスムーズに人材シフトができます。
たとえば、採用にかける時間が月に50時間かかっていた部門が、社内異動を活用することで採用活動が不要となり、工数をほぼゼロにできたケースもあります。 育成と異動をうまく活用すれば、採用工数を根本から減らすことができます。
5.2 定着促進と離職抑止で再採用を防ぐ
採用工数が増える大きな要因のひとつに「早期離職」があります。せっかく工数をかけて採用した人材が短期間で辞めてしまえば、再び採用活動を始めなければならず、工数が二重に発生してしまいます。
この問題を防ぐためには、「採用した人が長く働ける環境づくり」が欠かせません。
よくある失敗例は次の通りです。
入社後のオンボーディングが不十分で、早期に不安や不満を抱かせてしまう
コミュニケーション不足で、上司や同僚との関係性が築けない
キャリアパスが不透明で、将来の見通しを持てないため離職につながる
解決策としては、以下のような取り組みが有効です。
入社直後から1か月間はメンター制度や定期面談を設け、不安を早期に解消する
チーム内でのコミュニケーションを活性化し、孤立感を防ぐ
キャリアプランや評価制度を明確にし、成長の道筋を示す
これらを実行することで、離職率を下げ、再採用にかかる工数を大幅に減らせます。たとえば離職率を10％改善するだけで、年間の採用件数を数件削減でき、その分の工数を節約できます。
採用工数削減の本質は、入社した人材に長く活躍してもらうことにあります。
5.3 採用ブランド構築で母集団を強化
採用工数を削減するには、「応募者が自然に集まる仕組み」をつくることも大切です。そのための有効な手段が採用ブランドの構築です。企業の魅力が広く伝われば、母集団形成にかかる工数を大幅に減らせます。
よくある失敗例は次のようなものです。
求人票に業務内容しか書かず、企業の魅力や強みが伝わらない
採用サイトやSNSの更新が滞り、候補者に古い印象を与える
社員の声や働き方が公開されておらず、リアルな情報が不足している
これらはすべて、候補者に「ここで働くイメージが持てない」と思わせてしまう原因です。その結果、応募数が少なくなり、スカウトや求人広告に余計な工数をかけることになります。
解決策としては以下の方法があります。
採用サイトやSNSを活用し、最新情報を定期的に発信する
社員インタビューや働き方の紹介を掲載し、候補者がリアルに職場を想像できるようにする
自社のビジョンやカルチャーをわかりやすく打ち出し、「共感」で応募を促す
これにより、自然応募が増えて母集団形成の工数が大幅に減ります。たとえば広告出稿やスカウト送信にかける時間を半分以下にできるケースもあります。 採用ブランドを育てることは、長期的に採用工数を削減する最も効果的な方法のひとつです。
▶︎6. まとめ
採用工数を削減するためには、今日から実践できる具体的なステップを設定することが大切です。段階的に進めることで、無理なく効率化を進められます。
まず、最初のステップは 「現状の採用工数を可視化する」 ことです。どの業務にどれだけ時間がかかっているのかを数値化すると、改善の優先順位がはっきりします。たとえば、面接日程調整だけで1人あたり数時間かかっている場合、その部分に改善策を集中できます。
次に、「定型業務の自動化や簡略化」 に取り組みます。応募受付メールや日程調整など、繰り返し発生する作業はツールやテンプレートで自動化することで、担当者の作業負担を大幅に減らせます。
最後に、「外部リソースを活用する」 ステップです。採用代行やRPOを利用すれば、スカウトや日程調整、面接代行などを任せられ、工数削減効果をさらに高められます。 この3ステップを順に実践するだけで、現場担当者の工数を着実に減らしながら、採用活動の質も維持できます。
今日からできる小さな改善が、年間で数十時間の工数削減につながります。
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