スカウト代行サービスで依頼できる業務とは？流れ・費用も紹介
- zixygul合同会社
- 10月4日
- 読了時間: 21分
▶︎1. スカウト代行サービスで依頼できる業務とは
1.1 スカウト代行サービスの基本と活用の背景
採用市場の変化に伴い、「待つ採用」から「攻める採用」へと移行する企業が増えています。
この中で注目されているのが、スカウト代行サービスです。
限られたリソースで優秀な人材にアプローチし、採用のスピードと質を両立できる手段として、多くの企業が導入を進めています。
スカウト代行サービスでは、以下のような業務を代行できます。
採用戦略設計・ターゲット人材の定義
媒体選定・ターゲット候補者の抽出
スカウト文面の作成と配信
候補者とのやり取り（返信管理・日程調整）
面接の代行やフォローアップ
効果分析と改善提案
特にスカウト返信率の低さや、候補者対応に割く時間の多さに悩む企業には、大きな業務効率化の効果があります。
たとえば、「候補者から返信がこない」「興味を持ってくれたのに日程調整が遅れて辞退された」など、ちょっとしたミスが機会損失につながることも。こうしたリスクを減らすため、専門スタッフにスカウト業務をアウトソースする動きが加速しています。
1.2 スカウト代行サービスに依頼するメリットとは？
スカウト業務は見た目以上に工数がかかります。1通1通の文面作成から返信対応まで、採用担当者の業務時間を圧迫することも珍しくありません。
ここで、スカウト代行サービスを使うことで得られる主なメリットを整理してみましょう。
主なメリット：
作業時間の大幅削減： スカウト作業にかけていた時間を最大80％カットできるケースも
プロによる質の高い対応： 専門スタッフがスカウト文をチェック・調整することで返信率アップ
スピード感のある対応： 候補者への初回返信が遅れるリスクをゼロに近づける
採用成功率の向上： 辞退率を下げ、最終的な入社につなげやすくなる
属人化の解消： 業務が標準化され、採用のPDCAを回しやすくなる
忙しい採用担当者にとって、「最初の一歩」から「内定後フォロー」まで任せられるのは心強いポイントです。
特に、複数職種を並行して採用している場合や、1人で採用業務を兼務しているようなケースでは、外部の力を借りるだけで業務効率が劇的に改善することもあります。
このように、スカウト代行サービスは単なる業務の肩代わりではなく、採用全体のパフォーマンスを底上げするための戦略的な手段です。
「なんとなく使ってみる」ではなく、「どの業務を任せると、どれだけ効果があるか」を明確にすることが成功のカギです。
▶︎2. スカウト代行サービスで依頼できる業務：採用戦略設計・人材像設計
2.1 採用戦略設計を代行する意味とは？
スカウト代行サービスというと「メール送信」だけを代行するイメージを持たれがちですが、実はその前段階である“戦略設計”こそが重要な依頼内容のひとつです。
採用活動のスタートは、「どんな人を」「どんな基準で」「どのチャネルで」採用するかという全体像を描くことから始まります。
しかし、ここで次のような問題がよく起こります。
よくある失敗例：
欲しい人材像が曖昧なままスカウトを開始してしまう
業務内容と求めるスキルセットが合っていない
競合と比較した魅力や強みがうまく整理できていない
こうした状態でスカウトを続けても、ミスマッチが続いてしまい、採用が進まないという事態に陥りがちです。
スカウト代行サービスでは、このような状況を防ぐために、プロの視点で採用要件を整理し、現場とすり合わせながら「本当に必要な人物像」を設計していきます。
2.2 ターゲット設計の具体的な内容とは？
採用ターゲットの設計では、主に以下のような作業を代行してもらえます。
具体的な業務内容：
求める人物像（スキル・経験・志向性など）の整理
過去の採用データや業界傾向を踏まえた要件の調整
スカウト対象職種の定義とポジションごとの優先度付け
ターゲット層が求める条件・訴求ポイントの洗い出し
人材マーケットとのギャップ分析と代替案の提案
これらを整理することで、「刺さるスカウト文」の作成につながる明確な設計図ができあがるのです。
2.3 採用全体の精度とスピードを高める鍵に
このフェーズをきちんと行っておくことで、後工程の全てがスムーズに進みます。
ターゲットが明確だからこそ、スカウト返信率が上がる
候補者のミスマッチが減り、面接通過率が高まる
結果的に、採用決定までの期間が短縮できる
たとえば、設計フェーズを丁寧に行った企業では、選考通過率が20％→45％に改善したという事例もあります。
採用がうまくいかない背景には、実はこの初期設計の甘さがあるケースが非常に多いんです。
「数撃ちゃ当たる」ではなく、「最初の狙いを定める」ことが採用成功の第一歩です。
▶︎3. スカウト代行サービスで依頼できる業務：媒体選定と候補者抽出・選定
3.1 媒体選定は採用の成否を左右する重要工程
「どこでスカウトを打つか」は、採用成功に直結します。
スカウト代行サービスでは、この媒体選定から候補者抽出・選定までの一連のプロセスを代行してくれます。
最近では、スカウト可能な媒体も多様化しています。
中途採用向けの大手転職サイトから、エンジニアやクリエイター特化型、20代特化型、管理職クラスに強い媒体など、それぞれに特色があります。
にもかかわらず、次のような失敗がよく起こります。
ありがちな失敗例：
費用対効果を検討せずに、なんとなく有名な媒体を選んでしまう
職種に合っていない媒体を使い続けて反応が悪いまま
スカウト枠の消化状況や反応率を分析せず、非効率な運用をしてしまう
これではスカウトのコストも時間もムダになってしまいます。
スカウト代行サービスでは、職種・ターゲット層ごとに最適な媒体を選定し、無駄のない設計で予算を活かすことができます。
3.2 媒体選定で代行サービスが行う主な業務内容
スカウト代行サービスでは、以下のような業務を代行しています。
媒体選定の具体的な業務内容：
採用ターゲットに応じた媒体の提案
各媒体の特徴と傾向を比較・分析
媒体選定にかかるコストと期待効果の試算
スカウト可能人数、職種別の返信率、媒体ごとの強みの提示
媒体運用のアカウント設定や管理画面の初期設定サポート
こうした業務を任せることで、「どの媒体が最も効果的か」が明確になり、採用コストの最適化が可能になります。
たとえば、エンジニア採用ならスキルタグでのフィルタリングが有効な媒体、20代向けならキャリアチェンジ志向の候補者が多い媒体、などの傾向をもとに選ぶことで、反応率は1.5〜2倍になることも珍しくありません。
3.3 候補者抽出とターゲティングの精度が採用成功を左右する
媒体が決まったら、次は「誰に送るか」＝候補者抽出の工程です。
ここでも、下記のような手間と専門性が求められます。
候補者抽出・選定の代行内容：
スキル・経験・勤務地・年齢などによる検索条件の設定
ターゲットに対する適切なフィルター設計
非公開情報（自己PR・志望動機など）を読み込んだ上での人力抽出
条件にマッチしたリストの作成と優先順位の付け方
スカウト対象候補者のレコメンドや週次レポート作成
これらを代行してもらうことで、精度の高いスカウトが実現できます。
一般的に、検索条件の設計が甘いと、「なんとなく経歴が合いそうだけど、志向が違う」人ばかりにアプローチしてしまい、返信率が激減する原因になります。
一方、代行業者が入ると、過去のスカウト実績をもとに返信率の高いプロファイルを優先的に抽出してくれるため、効率的です。
3.4 精度が高い候補者抽出がもたらす成果とは？
候補者抽出の精度が高まることで、下記のような成果につながります。
得られる成果：
返信率が2〜3倍に向上 （平均で5％以上になることも）
面接設定率が上がる （候補者との温度感のズレが少ない）
辞退率が減少 （事前に条件や価値観のマッチ度が高い）
実際、代行業者のなかにはスカウト返信率が平均5％、最大8％という成果を出しているサービスもあります。
これは、単に件数を打つのではなく、「的確に、読むべき人に、読みたくなる内容を届けている」からこそ得られる数字です。
3.5 媒体選定から候補者選定まで“まるごと”任せるメリット
最後に、この一連の業務を社内で行う場合と、スカウト代行サービスに任せた場合の違いを整理します。
つまり、媒体選定〜候補者抽出まで“まるごと任せる”ことで、時間も成果も一気に改善できるというわけです。
▶︎4. スカウト代行サービスで依頼できる業務：スカウトメール文面作成と送信
4.1 スカウトメールの文面が返信率を左右する
スカウトの返信率が伸び悩む原因の多くは、「誰に送るか」よりも「何を送るか」にあると言っても過言ではありません。
候補者は、日々たくさんのスカウトメールを受け取っています。
その中で、「この会社の話を聞いてみたい」と思わせるには、スカウト文の内容が決定的に重要です。
しかし、ここで次のような悩みを抱える企業が非常に多いです。
よくある課題：
テンプレの使い回しで差別化できていない
求人情報の羅列ばかりで、魅力が伝わらない
読み手の志向やタイミングに配慮できていない
これらはすべて、返信率の低下や機会損失に直結します。
スカウト代行サービスでは、こうした問題を解決するために、プロが候補者ごとに最適な文面を設計し、反応率の高いメッセージを送信してくれます。
4.2 スカウト文面作成のプロセスとポイント
代行サービスが行う文面作成のプロセスは、単なる「文章作成」ではありません。
候補者一人ひとりに合わせて、興味を持ってもらえるよう設計されたパーソナライズ戦略が採られます。
文面作成で重視されるポイント：
候補者の経歴や志向を踏まえた内容（例：転職理由に刺さる提案）
「なぜこの候補者なのか」の明確な理由づけ
過去の成果やスキルへの具体的な共感や評価
読みやすい文章構成と適切なボリューム
応募のハードルを下げる自然なクロージング
たとえば、エンジニア向けであれば「技術スタック」への共感を強調し、営業職向けであれば「成果に対する正当な評価」や「裁量の広さ」などを打ち出すことで、関心を引きやすくなります。
4.3 AI × 人によるハイブリッド文面最適化の強み
最近では、AIによるスカウト文面生成も注目されていますが、AIだけでは人の感情や細かなニュアンスを拾いきれないことがあります。
そのため、スカウト代行サービスの中には、AIと人のハイブリッド体制を導入しているところも増えています。
AI＋人のダブルチェック体制が提供する価値：
AIによる高速な文面作成とパターン生成（大量候補に最適）
人間の目で最終調整することで「読みたくなる文章」へ昇華
誤字脱字、過剰表現、トンマナの乱れを防止
候補者心理を踏まえた柔らかい表現の調整が可能
この体制により、スカウト文の返信率が平均5％、最大8％にまで向上するケースもあります。
また、代行業者によっては、反応率の高かったスカウト文のパターンを蓄積・学習し、定期的にPDCAを回す体制を構築しています。これにより、文面の質が常にアップデートされていきます。
4.4 スカウト送信の業務も“まるごと”任せて負担ゼロに
スカウト文が完成した後の「送信作業」も、実は意外と時間がかかります。媒体ごとに仕様やUIが違い、1通ずつの送信に手間がかかることも。
代行サービスでは、この送信業務もすべて対応します。
送信業務に含まれるタスク例：
媒体への文面登録・編集・調整
候補者リストへの一括送信／個別送信設定
送信スケジュールの最適化（曜日・時間帯分析）
送信状況のモニタリングとレポート作成
送信停止リストやNG対応の管理
これにより、社内でスカウトにかけていた毎週5〜10時間の作業時間を丸ごと削減できるようになります。
さらに、送信後の反応分析まで担ってくれる代行サービスもあり、「送って終わり」ではなく、「送った後の動き」まで可視化できる点も大きなメリットです。
4.5 よくあるミスとその防止策
スカウト文面・送信に関しては、次のようなミスがよく見られます。
代行を利用することで、これらを事前に防げるようになります。
ありがちなミス：
テンプレが候補者の情報と噛み合っていない
文末が急に営業的になり、警戒される
配信タイミングが悪くて見られないまま埋もれる
スカウト代行サービスの解決策：
候補者の情報をもとにした文面の最適化
自然で信頼感のあるクロージング表現の採用
配信時間・曜日のA/Bテストによる効果最大化
つまり、「誰に、どんな言葉で、いつ送るか」まで含めて戦略的に対応できるのが、プロに任せる大きな価値です。
「数を送ればいい時代」から、「読む気にさせる1通を作る時代」へ。
スカウト文面と送信業務のクオリティは、採用成功を分ける鍵です。
▶︎5. スカウト代行サービスで依頼できる業務：日程調整・候補者対応・面接代行
5.1 日程調整は地味に見えて、採用の要
スカウトに対する返信が来たあと、最初に待ち構えるのが「面談・面接の日程調整」です。
一見単純な作業のようですが、ここがスムーズに進むかどうかで、採用の印象や歩留まりに大きな影響があります。
しかし、実際には以下のようなトラブルやミスが頻発します。
よくある失敗例：
返信までに時間がかかり、候補者の熱量が下がってしまう
日程のすり合わせに手間取り、やり取りが何往復にもなる
時間帯ミスや連絡漏れによるドタキャン・辞退につながる
こうした問題を避けるためにも、候補者との連絡対応や日程調整を専門の担当者にアウトソースする企業が増えています。
5.2 候補者とのやり取りも「即レス」が命
スカウト代行サービスの大きな強みの一つが、即レス体制の構築です。
たとえば、返信が来てから最短5分以内での初回対応が可能な体制を敷いている業者もあります。
このようなスピード対応によって得られるメリットは以下の通りです。
即レス対応のメリット：
候補者のテンションが高いタイミングを逃さない
応募動機が高まりやすく、面談設定率が向上
企業の対応品質への印象が良くなる（＝辞退防止につながる）
実際に、対応スピードが速い企業は、辞退率が20〜30％低いというデータもあります。
これは、「この会社は自分を歓迎してくれている」と候補者が感じやすくなるためです。
5.3 日程調整業務の内容とは？
日程調整はただ候補日を聞いて、面接官の予定とすり合わせるだけではありません。
複数の面接官が関わる場合や、遠隔地とのオンライン対応など、配慮すべきポイントは多岐に渡ります。
スカウト代行サービスで対応する日程調整の内容は以下のようなものです。
日程調整代行の具体的業務内容：
候補者への面談・面接案内と候補日提示
社内関係者の予定調整（複数部署・複数面接官の場合も）
オンライン面談用URLの発行・送付
直前リマインドや当日連絡の実施
日程変更・キャンセル対応の迅速な処理
これらの業務をすべて任せることで、採用担当者は本来の戦略業務に集中できるようになります。
5.4 面接代行の導入で負担をさらに軽減
さらに最近では、面談や一次面接そのものを代行する「面接代行サービス」も注目されています。
この代行では、専任スタッフや面接経験のある人材が、以下のような対応を担います。
面接代行の対応範囲：
事前に設定した質問テンプレートをもとにヒアリング
候補者の印象やコミュニケーション能力をレポート化
採用基準に応じたフィードバック提出
辞退を防ぐためのカジュアルな雰囲気づくり
このようなサービスを利用することで、採用担当者や現場の負担をさらに減らしつつ、候補者体験を向上させることができます。
特に複数職種を並行で採用している場合や、初期段階の選別を効率化したい企業には非常に有効です。
5.5 辞退を防ぎ、歩留まりを改善する“候補者対応力”
日程調整や面接代行の背後には、「候補者との関係性づくり」があります。
ただの事務連絡ではなく、候補者が安心して選考に臨めるようなやり取りができているかが重要です。
スカウト代行サービスでは、次のようなコミュニケーション設計も代行します。
候補者対応のポイント：
言葉づかいや返信のスピードに配慮した信頼感のある連絡
候補者の温度感に応じたトーンや情報提供
面接前のフォローやアドバイス提供
選考中の状況確認・期待値調整によるモチベーション維持
このように、「人」としての丁寧な対応があることで、企業の印象が大きく向上し、内定辞退の防止にも直結します。
5.6 工数削減だけでなく“採用力”の底上げに
これまでご紹介した通り、日程調整や候補者対応・面接代行は、単なる作業の肩代わりではなく、企業の採用力そのものに直結する重要業務です。
たとえば、以下のような成果につながります。
「スピード・丁寧さ・柔軟性」を兼ね備えた対応を実現できるのは、専門の代行サービスだからこそです。
候補者対応や日程調整は、“人事の顔”として最も見られている部分。
そこに手が回らないことで、せっかくのスカウトが無駄になるのは本当にもったいないことです。
▶︎6. 効果測定・振り返りで採用活動を改善するには
6.1 スカウトは「打ちっぱなし」にしないことが重要
スカウト代行サービスを活用しても、「送ったら終わり」になってしまっては効果を最大化できません。
スカウト活動は、数値での効果測定と振り返りを行うことで初めて改善されていくものです。
しかし、実際には以下のような状況に陥っている企業が多いのが現状です。
よくある課題：
送信件数と返信件数だけを見て、施策の善し悪しを判断している
媒体ごとの違いや職種別傾向をデータで捉えられていない
どのスカウト文面が効果的だったのか検証していない
このような状態では、改善の余地が見えず、「とりあえず打つ」スタイルに陥りがちです。
スカウト代行サービスでは、詳細な効果測定とレポートを定期的に行い、採用のPDCAを回すサポートまで含まれています。
6.2 スカウト業務の主要KPIとチェック項目
代行サービスがレポートで提示する主な数値は、次のようなKPIです。
スカウト業務における主要KPI：
スカウト送信件数
返信率（媒体別・職種別・時期別）
面談設定率（返信者のうち何割が面談に進んだか）
面談通過率（面談後に次フェーズへ進んだ割合）
辞退率・内定率・入社率
スカウト文ごとの反応傾向
曜日・時間帯ごとの返信率の傾向
これらの指標を毎週・毎月ベースで集計・可視化し、施策ごとの効果を明確にすることで、改善ポイントが一目で分かるようになります。
たとえば、「月曜の朝に送ったスカウトが他の曜日より30％返信率が高かった」といった傾向を掴むことで、より成果の出る時間帯に送信を集中させる運用が可能です。
6.3 数値の「分析結果」に基づく改善提案もセットで
単なる数字の報告にとどまらず、なぜその結果になったのか？どうすれば改善できるか？まで提案してくれるのが、プロの代行サービスの強みです。
改善提案の具体例：
返信率が低い場合 → 対象職種の変更、スカウト文のトーン変更、送信タイミングの見直し
面談通過率が低い場合 → 候補者との相性再検討、スクリーニング基準の調整
辞退率が高い場合 → 面談時の情報提供の質、候補者とのコミュニケーション設計の再構築
これらを通じて、「スカウトの数」ではなく「採用までの歩留まり」を改善する取り組みが可能になります。
6.4 データが蓄積されるほど強くなる「採用資産」
効果測定と振り返りのメリットは、1回の施策だけでは終わりません。
毎回のスカウト活動が、次の採用活動の“資産”として蓄積されていく点も見逃せません。
たとえば以下のような蓄積が可能です。
媒体ごとの職種別ベンチマーク（どこでどの職種が反応しやすいか）
効果の高かったスカウト文面テンプレートのストック
候補者が反応しやすいキーワードやトーンのパターン
面談に進みやすい経歴・志向性の分析傾向
こうした情報が溜まっていくことで、「一発勝負」ではなく、「次回以降の採用活動の精度がどんどん上がっていく」仕組みがつくれるのです。
6.5 振り返りの習慣が“強い採用チーム”をつくる
最後にお伝えしたいのは、効果測定と振り返りは、単なる作業ではなく、組織の採用体制を強くする文化形成の一環であるということです。
スカウト代行サービスを通じて、定期的な振り返りやレポーティングが習慣化すると、以下のような効果があります。
採用活動に関わる全員の意識が「感覚」から「データドリブン」へ変化
属人化せず、採用ノウハウがチーム全体に蓄積
採用成功・失敗の要因が明確になり、改善施策を立てやすくなる
つまり、スカウト代行サービスは単に「工数削減」するためのものではなく、「採用活動を見える化・改善できるチーム」に導く仕組みでもあるのです。
“出しっぱなし”をやめて、“振り返って伸ばす”体制に変えることで、スカウト採用は劇的に進化します。
▶︎7. 入社フォローと伴走支援で採用成功率を上げる
7.1 採用は「内定で終わり」ではない
スカウト業務において、最も見落とされがちなのが「内定後のフォロー体制」です。
どれだけ良い人材と出会えたとしても、内定を辞退されてしまっては、それまでの努力がすべて無駄になってしまいます。
特にスカウト経由の採用は、候補者側にとっても「自分から応募したわけではない」という心理的な距離があるため、内定後の動きに注意が必要です。
よくある失敗として、次のようなケースが挙げられます。
ありがちな失敗例：
内定を出して安心してしまい、フォローが疎かになる
条件提示や連絡タイミングのズレで信頼を損なう
意思決定までの不安を解消できず、他社に流れてしまう
こうした事態を避けるには、内定後も一貫して伴走するサポート体制が不可欠です。
7.2 スカウト代行サービスが提供する「入社フォロー」
一部のスカウト代行サービスでは、内定通知後から入社日までの期間における候補者フォローも業務範囲としています。このフォローがあるかどうかで、内定承諾率や入社率が大きく変わることは間違いありません。
入社フォローに含まれる主な業務：
内定通知後の迅速な連絡・意向確認
条件面のすり合わせと期待値調整
入社決定までの定期的な連絡・ヒアリング
家族や現職との調整に関する相談対応
入社日調整やリマインド連絡
これらの対応を丁寧に行うことで、「最後の一押し」ができ、候補者の不安を払拭しやすくなります。
7.3 入社率が上がるだけでなく、企業イメージも向上
フォローの手厚さは、企業のブランディングや口コミにも大きな影響を与えます。
丁寧なフォローを受けた候補者からは、
「ここまで気にかけてくれる会社なら安心」
「入社後もフォローがあると期待できる」
「この会社となら長く働けそう」
といったポジティブな印象を持たれやすく、定着率や早期離職率の改善にもつながります。
実際、候補者の入社後アンケートでも、「対応スピード」や「フォロー体制」への満足度が入社理由の上位に入ることがよくあります。
7.4 「伴走型支援」で採用を根本から変えるzixygul合同会社の取り組み
ここからは、zixygul合同会社が提供する採用支援サービスについてご紹介します。
zixygul合同会社のスカウト代行サービスは、単にスカウト文を送るだけではありません。
採用業務を“まるごと”引き受け、採用目標達成と社内工数の削減、さらには将来的な内製化まで見据えた支援を行っています。
zixygul合同会社の強み：
AIと人のハイブリッドで文面最適化： スカウト返信率は平均5%、最大8%
即レス体制と候補者対応： 初回返信は最短5分以内、辞退率の大幅低下
面接代行・フォローも対応： 歩留まりの改善に直結
採用ノウハウの提供： 将来的な自走を見据えた運用支援
柔軟な契約体系： 1ヶ月から利用可能。業務範囲に応じて選べるプラン
導入実績は100社以上、年間200件を超える案件に対応し、顧客満足度95%以上、業務効率改善率70%以上という実績を誇ります。
7.5 導入の流れもシンプルで安心
初めてご利用いただく企業様にも分かりやすい導入ステップを用意しています。
導入の流れ：
フォームまたはメールでお問い合わせ
初回ヒアリング（無料）で課題整理
業務範囲に応じたプランとお見積りのご提案
契約後、最短5営業日で支援を開始
契約は月単位で柔軟に対応。初期費用は5万円、月額は10万円〜、成功報酬は不要です。必要な業務だけをピックアップしてご依頼いただくことも可能です。
採用のスタートからゴールまで、そしてその先までを支援できるのが、zixygul合同会社の強みです。
限られた人事リソースで採用成果を最大化したい企業様は、ぜひご相談ください。
成果を出しながらコストを抑えたい企業にとって、スカウト代行サービスは非常に現実的な選択肢です。
▶︎スカウトをはじめとした採用業務の代行ならzixygulにお任せください。
採用戦略の設計からスカウト文面作成、日程調整、面接代行、入社後フォローまで、すべてを一括でサポート。
人事の工数を最大80％削減できます。
今すぐzixygul合同会社の採用支援サービスをご覧ください。
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